fbpx

Erstatter Microsoft Teams SharePoint som intranet?

Lige nu er der mange som stiller sig selv dette spørgsmål. Vi er mange som er blevet lidt ”forelsket” i Microsoft Teams platformen. Den indeholder mange muligheder. For alt imens vi venter på at pandemien raser ud, så kan vi – alt andet lige – nyde hinandens selskab via Teams. Og mange har fundet ud af, at det ovenikøbet giver os mulighed for at arbejde sammen om fælles projekter og chatte sammen – direkte i Teams. Wauw! Så det er naturligt nok, at flere og stiller sig det spørgsmål; Hvad skal vi fremover med vores Intranet løsning? Og det er da et meget relevant spørgsmål at stille sig selv. Men jeg vil gerne med dette indlæg forsøge at bevise for dig, hvorfor det ikke er det smarteste at stoppe udviklingen af jeres Intranet (baseret på SharePoint – naturligvis), og i stedet for begynde med at anvende Teams som det nye Intranet.

 

Teams overtager det hele

Før pandemien var Microsoft Teams begyndt at tage over efter Skype4Business – en platform som jo var en ”stand-alone” applikation og slet ikke integreret i dine daglige arbejdsprocesser. Og der var mange andre video-tjeneste, som vi hellere ville bruge. Men efter at pandemien slog til, ja så skal jeg da love for, at der er kommet skub i implementeringen af Microsoft Teams ude i de danske organisationer- private som offentlige, store som små. Microsoft melder om den vildeste vækst med mere end 100 millioner brugere på verdensplan, som har taget platformen i brug. En voldsom vækst, men samtidig også en stor ændring i vores måde at kommunikere og samarbejde på. Og som jeg beskrev i tidligere artikel (den hybride arbejdsplads), så er denne ændring kommet for at blive.

Men ibrugtagningen af Teams har også medført, at en del kunder har henvendt sig til os og spurgt ind til, om det nu også var smart at fortsætte med at udvikle på deres ”traditionelle” intranet platform – f.eks. baseret på SharePoint Online. Se det er da et meget interessant spørgsmål. Mange har set ideen i at samarbejde om filer og dokumenter i deres respektive Teams og dermed samarbejde mere effektivt online i Teams.

Skal vi nu droppe den officielle og velstruktureret kommunikationskanal i virksomhederne? Næ, jeg tror nu nærmere, at vi netop i denne tid har behov for at skelne mellem den formelle og uformelle kommunikation og samarbejde i en tid, hvor vi ikke befinder os ret meget på

vores fysiske arbejdsplads. Og hvordan vil du sikre dig med Teams som platform, at alle får relevante og vigtige beskeder og information, hvis de ender med at blive begravet i et hav af mere eller mindre tilfældig kommunikation på din Teams kanaler?

Udsender du stadig e-mails, når du skal informere jeg medarbejdere om vigtige forhold i og omkring organisationen? (forhåbentlig ikke)

Stil de rigtige spørgsmål

Skulle Teams nu blive enden på behovet for at opbygge et kommunikativt og velstruktureret intranet, som i de “gode gamle dage”?

Men i forbindelse med at jeg overvejede denne her artikel om, hvorfor jeg mener, at der er plads til både Teams og SharePoint intranet, så begyndte vores kunder at spørge ind til nogle nye udfordringer de nu fandt i Teams:

  • Hvordan kan jeg kommunikere til alle mine brugere på en gang i Teams?
  • Kan jeg oprette et Teams, hvor brugere kun har læse-adgang? Jeg vil jo ikke have, at de retter i indholdet i vigtige dokumenter som f.eks. politikker og procedurer?
  • Hvordan kan jeg holde styr på alle de samtaler, som vi oplever i de store Teams arbejdsrum?
Når vi får sådan en række spørgsmål, så føles det lidt som at vi skal give svar på, hvordan man presser en firkantet klods ned i et rundt hul 😊

Vi ved, hvad Teams er god til, og hvad det er lavet til; Samarbejde; At arbejde sammen om at redigere dokumenter; Gruppesamtaler. Vi ved også hvad Teams ikke er god til; At publicere information. Pointen er, at der stadigvæk er et stort behov for SharePoint som intranet. SharePoint er skabt til at adressere de her spørgsmål, som vi blev stillet ovenfor.

Okay så, men til de af jer som fortsat ikke tror på, at jeres brugere vil gå tilbage til jeres SharePoint Intranet igen, hvis den ikke bliver inkluderet i Teams, så vil jeg godt lige udfordre jer med et par spørgsmål:

  • Placerer du værdifuldt indhold på din SharePoint intranet side i dag?
  • Opdaterer du løbende og på regulær basis meddelelser på dit intranet? Eller sender du fortsat e-mails ud, når du vil kommunikere til hele organisationen?

Jeg vil påstå, at hvis du placerer værdifuldt indhold til dine medarbejdere på jeres intranet, så vil de fortsat vende tilbage og bruge det, selv om det betyder at de skal forlade deres elskede Teams for at gøre det.

Og den gode nyhed er; Du kan rent faktisk nemt lave links inde fra Teams, der sender dine brugere direkte over på dit intranet. Dine medarbejdere skal jo, på den ene eller anden måde kunne finde jeres informationer, politikker, procedurer og de daglige meddelelser et eller andet sted. Det kan de jo lige så godt finde på jeres velkontrollerede og brugervenlige og mobilvenlige SharePoint intranet.

Med andre ord. Dit SharePoint intranet er det perfekte sted til at publicere:

  • Meddelelser for hele organisationen.
  • Den gældende version af et dokument. Således dine medarbejdere ikke er i tvivl om, hvad der er gældende retningslinjer for eksempel politikker, regler og andre standardprocedurer i virksomheden.
  • Nyheder, begivenheder og dokumenter på tværs af dit intranet. Specielt nyttigt, hvis du har flere forskellige afdelinger eller en mere kompliceret koncernstruktur.
  • En startside/indgang for alle i organisationen, så alle kan få den rette information til rette tid og sted, og få nem adgang til organisationen øvrige applikationer og ikke mindst viden.

Det har aldrig været vigtigere end nu at få moderniseret dit intranet. Det er nu, at du har behov for at skabe grundlaget for fremtidens hybride arbejdsplads, så du kan skabe klar og konsistent kommunikation til og med dine medarbejdere, og samtidig få det meste ud er din investering i Microsoft 365.

Håber, at du blev lidt klogere på forholdet og samspillet mellem SharePoint og Teams.

Hos Evobis tror vi på, at der fortsat er en naturligvis plads for SharePoint som virksomhedens intranet, adgang til jeres vigtige dokumenter, applikationer og andre services. Men Teams kan tage over på de mere samarbejdstunge former i virksomheden som f.eks. projektarbejde, men i et godt samspil med SharePoint.

At få defineret, hvordan dit SharePoint intranet skal understøtte din forretning, og hvordan Teams skal gøre det; Det er ”best practise”.

Hos Evobis tilbyder vi at hjælpe dig med at få overblikket og se mulighederne i at anvende begge platforme og få dem optimalt integreret i dine medarbejders hverdag.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Claus Bech Espensen