Digitalisering med SharePoint

Udnyt SharePoint og bliv mere effektiv

Vi ved det godt... der gemmer sig masser af skjulte omkostninger i virksomheden, når medarbejdere har svært ved at finde den rette information, skal bruge unødig tid på at analysere data og informationer samt manuelt opdatere, sikre og vedligeholde informationer. Faktisk har internationale analyser påvist, at produktiviteten kan stige med op til 30% ved en effektiv adgang til relevante informationer, idet medarbejderen slipper for at løse samme opgave flere gange og samtidig bliver en bedre beslutningstager ud fra et oplyst grundlag.

Tager du SharePoint i brug på den rigtige måde, så kan du derfor hente en del af denne gevinst - alene ved at udnytte de indbyggende standard funktioner som I allerede betaler for i jeres Microsoft 365 abonnement.

Udfordringen er dog typisk, at det er vanskeligt at komme i gang, da informationerne på netværksdrevene har opbygget sig over årtier med tilhørende manglende struktur. Derfor er det væsentligt at starte rigtigt ud og evt. søge ekstern støtte, så I får grebet opgaven rigtigt an.

Vi har så meget indhold, hvordan håndterer vi det?

Selvom det nok er svært at få en fuld opgørelse af jeres indhold, kan en målrettet tilgang give værdifuld indsigt:

• Brug værktøjer til hurtigt at analysere din filstruktur og identificer store eller problematiske områder.
• Fokuser først på de mest aktive og kritiske indholdsområder.
• Engager afdelingsledere/nøglepersoner til at identificere deres vigtigste indhold og arbejdsgange.
• Design SharePoint-informationsarkitekturen

I stedet for at migrere alt på én gang, anbefaler vi en trinvis tilgang:

• Start med et pilotprojekt med fokus på en enkelt afdeling eller et enkelt indholdsområde.
• Brug piloten til at finjustere din kommende migreringsproces og identificere potentielle problemområder.
• Migrer gradvist andre afdelinger eller indholdsområder ud fra erfaringerne fra pilotprojektet.

Sørg for at skabe fokus på brugeradoption og træning

En vellykket migrering handler ikke kun om at flytte filer - det handler i ligeså høj grad om at ændre den måde, folk arbejder på:

• Udarbejd en forandringsplan, der understøtter overgangen til SharePoint
• Udarbejd målrettet træningsmateriale til brugere
• Identificer og styrk superbrugere, som kan støtte deres kollegaer i overgangsfasen samt ved løbende onboarding af nye medarbejdere

Indfør processer der støtter Microsoft 365 og SharePoint-miljøet efter migreringen

Opbygning af en stærk informationsarkitektur i SharePoint og Microsoft 365 er ikke en engangsoperation. Det kræver et løbende vedligehold, hvor man med fordel kan anvende rapportering i platformen til at skabe overblik samt 3. parts værktøjer til den løbende styring.

• Implementer automatiserede processer for oprettelse, vedligeholdelse og arkivering af Teams og SharePoint websteder
• Gennemgå og forfin regelmæssigt informationsarkitekturen baseret på brugerfeedback og brugsanalyser
• Etablér en strategi for styring af indholdslivscyklus for at forhindre fremtidig rod og uhensigtsmæssig spredning i indhold

Få styr på Governance i jeres nye løsning

Som nævnt ovenfor, så er det vigtigt at bygge en fremtidssikret informationsarkitektur der understøtter brugerens måde at arbejde og samarbejde på i jeres organisation.

Men det er også vigtigt, at løsningen fremadrettet kører optimalt. Ved at tegne en Microsoft 365 serviceaftale med Evobis, får du adgang til en suite af værktøjer, der hjælper dig med at løse de udfordringer som du vil stå overfor ifm. at flytte jeres filhåndtering ud i skyen, alt imens du booster brugeradoption og produktiviteten.