Få overblik over virksomhedens kontrakter
Mange virksomheder har en række leverandørkontrakter, som dækker over aftaler og services, som er med at understøtte virksomheden i det daglige. Det kan være husleje, rengøring, vinduespudsning, firmaaftaler for medarbejderne, firmabilaftaler, abonnementer på IT-løsninger – ja, endda service på kaffemaskinen. De fleste kontrakter skal fornyes af og til. De har en udløbsdato og man vil ofte gerne vide i god tid, at en genforhandling skal ske. Så kan man være godt forberedt og sikre, at fornyelsen bliver endnu mere tilfredsstillende end den nuværende kontrakt.
Med Microsoft 365 og SharePoint får du mulighed for at skabe en struktureret arbejdsproces omkring virksomhedens kontrakter, som sikrer effektiv opbevaring af disse samt automatiske notifikationer ved udløb, oprydning i udløbne kontrakter og meget mere.
Deleger kontraktansvar og automatiser arbejdsprocesserne
Med kontraktstyring fra Evobis får du mulighed for at oprette godkendelsesprocesser for virksomhedens kontrakter. Herved kan det sikres, at kontrakter opfylder f.eks. de juriske retningslinjer, som virksomheden ønsker.
Samtidig kan ansvaret for kontrakter videregives til nye ansvarlige, såfremt en medarbejder stopper eller midlertidigt er fraværende.
Fremhævede fordele
Med udgangspunkt i SharePoint og compliance-værktøjerne i Microsoft 365 supplerer Evobis med en SharePoint-baseret portal til opbevaring og overblik over virksomhedens kontrakter. Herved fastholdes et digitalt arbejdsområde for alle kontrakter på ét samlet sted, og det sikres at ingen kontrakter udløber uden at den ansvarlige informeres herom.
- Hurtigt overblik over alle kontrakter i virksomheden – ét samlet sted
- Central- eller distribueret styring af kontrakter
- Struktur omkring opbevaring af kontrakter, herunder kategorisering og målretning af kontrakter
- Uddelegering af ansvar
- Versionstyring med historisk indblik
- En løsning som sikrer virksomhedens kontrakter, og ikke er afhængig af enkeltpersoner og god hukommelse
- Mulighed for tilføjelse af workflows til at understøtte virksomhedens arbejdsgange
- Automatiske påmindelser ved genforhandlinger, så glemte og udløbne kontrakter hører fortiden til
- Målretning, så den enkelte ansvarshavende ser egne kontrakter
- Mulighed for at anvende Compliance funktioner fra Microsoft 365, bl.a. skærpet tilgængelighed
- Let at overdrage ansvaret for kontrakter løbende – også når medarbejderne stopper
Priseksempler på skræddersyede løsninger
Nedenstående eksempler er vejledende og vi vil altid tage udgangspunkt i en analyse af de konkrete behov. Indholdet af de forskellige eksempler nedenfor skal ses som værende inspiration, og indholdet vil til enhver tid blive defineret som en naturlig del af workshoppen.
Eksempel 1
-
Workshop
-
Struktur til opbevaring af kontrakter
-
Målretning til ansvarlige medarbejdere
-
Konsulentassistance á 5.000,-*
-
Træning af superbrugere
-
Let at overdrage ansvaret efter behov
-
Godkendelsesflow ved nye kontrakter
-
Automatiske påmindelser ved udløb
-
Opsætning af skærpet tilgængelighed**
-
Udvidet rettighedsopsætning
-
Evobis Dokumentskabeloner á 12.000,-
-
Specialudvikling á 15.000,-
Eksempel 2
-
Workshop
-
Struktur til opbevaring af kontrakter
-
Målretning til ansvarlige medarbejdere
-
Konsulentassistance á 15.000,-*
-
Træning af superbrugere
-
Let at overdrage ansvaret efter behov
-
Godkendelsesflow ved nye kontrakter
-
Automatiske påmindelser ved udløb
-
Opsætning af skærpet tilgængelighed**
-
Udvidet rettighedsopsætning
-
Evobis Dokumentskabeloner á 12.000,-
-
Specialudvikling á 15.000,-
Eksempel 3
-
Udvidet workshop m. fokus på Compliance
-
Struktur til opbevaring af kontrakter
-
Målretning til ansvarlige medarbejdere
-
Konsulentassistance á 25.000,-*
-
Træning af superbrugere
-
Let at overdrage ansvaret efter behov
-
Godkendelsesflow ved nye kontrakter
-
Automatiske påmindelser ved udløb
-
Opsætning af skærpet tilgængligehed**
-
Udvidet rettighedsopsætning
-
Evobis Dokumentskabeloner á 12.000,-
-
Specialudvikling á 15.000,-
* Eksempelvis SharePoint-konfiguration, tematisering, vejledning til og opsætning af indhold, udvidet struktur, rettigheder eller ekstra undervisning.
** Opsætning af Data Loss Prevention (DLP) så kontrakter sikres imod sletning og/eller skærpet tilgængelighed.
