Migrering af SharePoint 2013 til SharePoint Online

– ikke bare en teknisk øvelse hos AVK

AVK Gruppen havde behov for at få en ny intranetplatform, for at de kunne forfølge strategien om ét intranet til hele AVK Gruppens mere end 100 selskaber og tusindvis af ansatte på alle niveauer.

Udfordringen

Vidensdeling er vigtigt for AVK, men at finde nødvendige dokumenter – som f.eks. guidelines – kunne være en svær opgave i den gamle løsning, da der var mange forskellige løsninger i de enkelte virksomheder. Endvidere var det en omstændig proces at oprette og redigere informationer, da AVK havde mange forskellige dokumentplaceringer. Adgangsproblemer til dokumenter medførte derfor ofte store administrative udfordringer.

Med den eksisterende SharePoint 2013 løsning stødte AVK ind i en række tekniske udfordringer. Samtidig var der ikke adgang for alle medarbejdere. Derfor var det ikke muligt at komme i mål med deres behov og ønsker.

“Vi havde et ønske om at skabe én fælles intranetplatform, hvor AVK Gruppen samler information og sikrer vidensdeling på tværs af lande, virksomheder, afdelinger og kompetencer. Og så skulle det være nemmere for medarbejdere selv at producere og vedligeholde dokumentation samt finde og dele på tværs af hele organisationen.” Sanne Aude, Intranet Manager, AVK

Løsningen.

Derfor kiggede AVK hen imod SharePoint Online som den mest iøjnefaldende teknologiske platform, som kunne indfri deres behov. AVK brugte allerede en række værktøjer i Microsoft 365 platformen – f.eks. Microsoft Teams. Så valget faldt på SharePoint Online, og de valgte at migrere indhold og applikationer fra det eksisterende SharePoint 2013 miljø.

Et migreringsprojekt handler om mere end bare at kopiere indhold fra A til B. Det handler i høj grad også om at udnytte de nye muligheder, som SharePoint Online tilbyder. En migrering indbyder til digital transformation, hvor modernisering og optimering af arbejdsgange, kommunikation, dokumenthåndtering og øget tilgængelighed ofte er områder, som berøres undervejs.

“Vi havde en markedsdialog med flere leverandører. Valget faldt på Evobis. De har store spidskompetencer inden for SharePoint Online og erfaring med migrering, men de har også en rigtig god forretningsmodel, som passende til vores behov og ønsker”.

“Evobis evner at forstå vores forretningsmæssige behov og ikke bare at fokusere på teknikken i en migrering. De forstod hurtigt, hvad vi ville, og så er de bare fabelagtige til hurtigt at visualisere vores behov for os. Det har gjort det nemt for os” Sanne Aude, Intranet Manager, AVK

Resultater

Med SharePoint Online har AVK fået en solid platform, så til at komme i mål med strategien om at skabe ét intranet for hele AVK-koncernen. Nu kan alle medarbejdere nemt finde viden og information, og med det nye intranet er grundlaget for at samle viden samt skabe samhørighed til stede.

Nu er brugerne mere selvhjulpne, når de skal skabe nyt indhold, og når de har behov for at redigere eksisterende indhold. De har ikke længere samme behov for central støtte til denne opgave. Det frigiver ressourcer og gør det hurtigere at opdatere indhold. Brugerne kan nu tilgå informationer og viden via mobile enheder, hvilket gør, at endnu flere medarbejdere har direkte adgang løsningen.

Grundlaget for at opnå bedre synergier til de andre værktøjer i Microsoft 365 – f.eks. til Teams – er nu muligt.

Samarbejdet

“Det har været en rigtig god proces at have Evobis som sparringspartnere igennem hele migrerings-processen.” Sanne Aude, Intranet manager.

AVK kunne se værdien i, at Evobis arbejder med koncepter og moduler, som er 100% kompatible med standard SharePoint. Det gav AVK en specialbygget løsning – uden at være det! Det har betydet meget for modtagelsen og anvendelsen af det nye intranet i organisationen. De kan løbende tage  opgraderinger fra platformen i anvendelse efterhånden, som SharePoint Online udvikler sig, uden at det kræver tilpasninger, og AVK skal ikke betale et løbende abonnement til vedligeholdelse til Evobis.

“En rigtig vigtig og god ting ved Evobis er, at de ikke har en “tung” servicedesk, vi skal igennem for at få assistance. Vi har direkte adgang til rette personer, som kender vores løsning, så vi hurtigt kan komme videre. Det har meget stor værdi i hverdagen, og det giver os tryghed. Vi fik, hvad vi forventede og mere til. Evobis har været gode til at designe forslag og qua deres tekniske indsigt i Online platformen hjulpet os med at se nytten de tekniske muligheder. ” Sanne Aude, Intranet Manager.

“Evobis assisterer os i processen med kvalificeret og rettidig konsulent assistance, som også gør os i stand til at udvikle os selv og løsningen hele tiden. Målet med ét Intranet, hvor alle medarbejdere kan finde relevant information og viden er godt på vej. Takket være hjælp fra Evobis.” Sanne Aude, Intranet Manager.

Intranettet er oppe at køre for ca. 2.000 medarbejdere, og AVK er fortsat på rejsen med at få løsningen rullet ud til flere selskaber og medarbejdere i koncernen.