Intranet – en succeshistorie

På Social- og sundhedsskolen Fredericia Vejle Horsens er man overbeviste om at kommunikation og videndeling spiller en afgørende rolle i organisationen. Derfor er det også vigtigt, at skolens IT-løsninger enkelt og sikkert understøtter dette. 

Udfordringen

Skolens første Intranet var baseret på klassisk SharePoint, men medarbejderne blev aldrig rigtig glade for løsningen, da brugervenlighed og funktionalitet havde en række mangler. Derfor opstod der et behov for at finde ud af, om der var nye muligheder for at sætte mere liv i kommunikation og videndeling mellem alle medarbejdere.

Løsningen.

Evobis har ydet support i forbindelse med opbygningen af et intranet baseret SharePoint Online med fokus på fællesskab, nyhedsformidling og dokumenthåndtering.

• Opslagstavle for alle medarbejdere (Evobis modul) med mulighed for målretning af opslag til lokationer og kommentarspor.
• Find medarbejder (Evobis modul)
• Indhold- og dokumenthåndtering opdelt på administrationens afdelinger/områder, herunder undervisere, administrativt personale
• Generel nyhedsformidling
• Tæt integration af Microsoft Teams til intranettet.

”Hos Evobis fandt vi en samarbejdspartner som virkelig lyttede, og vi kunne umiddelbart tage udgangspunkt i deres moduler til SharePoint Online. Evobis har stor indsigt i SharePoint Online, og netop dette Microsoft produkt passede godt ind i vores IT-strategi. Vi kan tilpasse løsningen til vores situation og efterfølgende løbende udvikle den, som vi selv udvikler os. Evobis var hurtige til at visualisere mulighederne. Og vi har et godt samarbejde om nye features, efterhånden som vi bliver klogere på, hvad vi vil, og som skaber værdi for os.” Per Nordby Jensen, ITK og læringsansvarlig.

Resultater

Efter at SOSU FVH har fået implementeret det nye Intranet, så er dialogen på Intranettet mellem medarbejderne øget væsentligt. Skolen oplever at de ansatte bruger Intranettet meget mere end tidligere.

De ca. 135 medarbejdere som er på Intranettet har lavet omkring 1.700 opslag det første år. Og der er knyttet ca. 1.000 kommentarer til opslagene. Vi har ca. 2.000 visninger pr. uge – og alle medarbejdere brugere det. Organisationens fælles dokumenter findes nu i en overskuelig struktur på intranettet. Det sparer tid og øger kvaliteten.

”Det har vist sig, at vores brugere nu finder det meget lettere at dele viden og informationer fordi brugergrænsefladen er enkel og systemet er hurtigt. Det har selvfølgelig også været medvirkende, at Covid-19 har sendt mange af os hjem at arbejde. Men så er det jo bare fint, at vi fået en god platform” Per Nordby Jensen.

Efterhånden som Intranettet har været i anvendelse, så er der faktisk opstået nye behov for kommunikationen på løsningen. SOSU-FVH henvender sig til Evobis og tager en dialog om deres behov. Herefter laver vi enten et oplæg eller ganske enkelt bare konfigurationen. På den måde udvikler løsningen sig dynamisk i takt med at behovene opstår. Det er værdi som er til at forholde sig til. Evobis har derudover bistået med opbygning af struktur i back-end af intranettet, således at skolen til stadighed har styr på selv at administrere Intranettet