Skab øget fleksibilitet på intranettet

Vidste du…

… at Office 365 tilbyder en ny og mere fleksibel måde at opbygge en moderne intranetplatform på end tidligere? Læs videre og lær om de nye muligheder.

Hvad er problemet?

Historisk set har intranets ofte været opbygget omkring en fast styret hierarkisk struktur, som illustreret nedenfor, med én forside, hvorfra der linkes til relevant indhold dybere nede i hierarkiet.

Med tiden har det dog vist sig, at denne struktur medfører en række problemstillinger.

Eksempelvis vil der ofte opstå en form for kamp omkring det indhold, der skal med på forsiden, da man herved er sikker på at brugerne ser indholdet. Udfaldet af denne “kamp” vil desværre ofte være en uoverskuelig og rodet forside. Ligeledes kan navigationen fra forsiden blive forvirrende, da den skal dække mange behov, som i sidste ende er forskellige fra bruger til bruger.

Rent styringsmæssigt kan den hierarkiske struktur også medføre nogle uhensigtsmæssigheder, idet en hierarkiadministrator vil være administrator for hele hierarkiet og dermed kan det være vanskeligt at uddelegere de administrative rettigheder.

Ny struktur

For at imødegå de udfordringer ovenstående struktur medfører, anbefales det nu i stedet, at organisere sit indhold i forhold til mindre sammenhængende “øer” – såkaldte hub-websteder. Fordelen ved denne tilgang er i modsætning til tidligere, at der nu kan uddelegeres styring af de enkelte hubs, så det ikke længere er én central administration.

Den uddelegerede styring åbner ligeledes muligheden for at tilbyde self-service i organisationen, da det nu kan tillades at de enkelte brugere selv kan oprette websteder til deres konkrete behov uden at være bange for at det ødelægger noget for andre.

Samtidig kan brugerne nu selv abonnere på de websteder, de ønsker at følge med i. Således vil der nu ikke længere være én fælles navigation men i stedet en navigation der tilpasser sig den enkeltes behov.

Den nye struktur ændrer samtidig på kravene til intranetforsiden, da denne nu i højere grad end tidligere kan målrettes fælles information til virksomheden, da den ikke længere skal opfylde de individuelle behov.

Nedenfor ses et eksempel på, hvordan ovenstående hierarkiske struktur kan repræsenteres i den moderne struktur.

Moderne SharePoint websteder

For at understøtte den nye struktur har Microsoft lanceret en række værktøjer i Office 365 f.eks. moderne SharePoint websteder, som i skrivende stund omfatter “kommunikationswebsteder” og “samarbejdswebsteder”. Tanken bag dette er, at der nu kan oprettes websteder ud fra skabeloner der dækker hhv. behov for at udbrede kommunikation eller samarbejde blandt en gruppe brugere. Visuelt og funktionsmæssigt indeholder skabelonerne forskellige muligheder til det konkrete scenarie.

Office 365 grupper

Et vigtigt element i forståelsen af sammenhængen mellem værktøjerne i Office 365 er Office 365 grupper. Office 365 grupper er i praksis en fælles sikkerhedsstruktur, der går på tværs af en lang række af værktøjerne i Office 365. Det betyder, at når der eksempelvis oprettes et moderne samarbejdswebsted i SharePoint, så oprettes der automatisk en bagvedliggende Office 365 gruppe. Det er igennem denne, at rettighederne styres via tildeling af rollerne ”ejer”, ”medlem” og ”besøgende”. Office 365 grupper giver samtidig mulighed for at åbne for ekstern deling af indhold fra Office 365. Det er således muligt at give en ekstern samarbejdspartner gæsteadgang til f.eks. et SharePoint websted eller et team i Microsoft Teams.

Det specielle ved Office 365 grupper er, at så snart gruppen oprettes via eksempelvis et SharePoint samarbejdswebsted, så er gruppen automatisk også tilgængelig i resten af Office 365, så man f.eks. fra Outlook kan administrere samtaler i gruppen, fra Planner kan opgaver styres i gruppen og fra Teams kan samarbejdet i gruppen understøttes. Alt sammen kontrolleret ud fra samme rettighedsstruktur, der som en vigtig pointe administreres af gruppeejerne og ikke IT-afdelingen.

Kom godt i gang

Lyder ovenstående interessant så kontakt os, og vi vil hjælpe jer godt igennem processen.